Contrato y Políticas

¿Cuál es la diferencia?

Empleo a voluntad

Un contrato de empleo donde el empleado puede renunciar en cualquier momento, y el empleador puede despedir al empleado por cualquier motivo que no sea ilegal. Por ejemplo, un empleador puede despedir a un empleado a voluntad por desempeño insuficiente o para recortar gastos. Aunque sería ilegal despedir a un empleado a voluntad por:

• razones de discriminación (raza, sexo, religión, origen étnico, nacionalidad, discapacidad, actividades políticas/recreativas ajenas al trabajo, uso legal de productos de consumo fuera del trabajo, o afiliación sindical); o
• tomar represalias contra el empleado por informar un caso de acoso, negligencia o violación de una norma de licencia de cuidado infantil, o porque el empleado ha ejercido un derecho legal.

Si bien el contrato del proveedor puede estipular que desea que el empleado lo notifique, el empleado no está obligado a hacerlo.

Contrato empleador/empleado (empleo contractual)

Un contrato de empleo donde el empleado y la capacidad para terminar la relación laboral están limitadas por los términos del contrato. Además, este tipo de contrato puede crear derechos imprevistos para el empleado.

Tom Copeland, un líder experto en negocios de cuidado infantil recomienda lo siguiente: “al elaborar o revisar su manual de empleado:

1) Incluir en su manual el siguiente texto: “Este es un contrato de empleo ‘a voluntad’. Yo, como empleador, puedo despedirlo por cualquier motivo en cualquier momento y usted, como empleado, puede renunciar en cualquier momento”.

2) No detallar las condiciones bajo las cuales un empleado puede ser despedido (“El empleado puede ser despedido bajo las siguientes condiciones…”). Esto puede interpretarse como la creación de limitaciones en su capacidad para despedir a un empleado.

3) No especificar un período de tiempo en su manual (“Este acuerdo tendrá una vigencia de seis meses/un año”). No establecer un período de prueba. Debe mantener la capacidad de despedir a alguien en cualquier momento.

4) Pedirle al empleado que firme el manual donde reconoce que es un empleado “a voluntad”. Entréguele una copia”.

Fuentes:
http://tomcopelandblog.com/is-your-employee-contract-at-will
http://labor.ny.gov/workerprotection/laborstandards/faq.shtm#13

Por qué se recomienda elaborar un contrato y un manual de políticas:

Si consideramos la naturaleza exigente y altamente regulada del cuidado infantil, es extremadamente importante que el proveedor y sus empleados sean claros acerca de las expectativas y responsabilidades. La creación de un contrato de empleo y un manual de políticas serviría este propósito y ayudaría al proveedor a evitar malentendidos y conflictos más adelante.

Asimismo, la salud y seguridad de los niños, además de la de los empleados y la del proveedor, pueden variar en gran medida según se tenga un adecuado entendimiento del ámbito de trabajo, las políticas y los procedimientos desarrollados.

Contrato del empleado

No existe una norma definida acerca de lo que se debe incluir en los documentos escritos. Algunas recomendaciones en cuanto a lo que se puede incluir son las siguientes:

• nombre y dirección del negocio y el nuevo empleado, detalles del salario
• beneficios, si los hubiera;
• vacaciones remuneradas, si las hubiera;
• días de licencia por enfermedad, si los hubiera;
• una suscripción donde el empleado indica (a través de su firma o sus iniciales) que ha recibido y leído la descripción del empleo y que la entiende y acepta;
• una suscripción donde el empleado indica (a través de su firma o sus iniciales) que ha recibido y leído el manual de políticas del empleado y que lo entiende y acepta;
• indicar que “este es un acuerdo de empleo ‘a voluntad’”, Establecer un contrato de empleo a “a voluntad” frente a un contrato empleador/empleado, etc.

Una descripción del trabajo, junto con los detalles que se incluyen anteriormente y a continuación, se debe cubrir como parte del proceso de reclutamiento y contratación.

Para obtener información acerca del salario mínimo de su estado, haga clic aquí.

De acuerdo con la Ley del Trabajo del Estado de Nueva York, no se exige un pago por el tiempo que realmente no se trabajó a menos que el empleador haya establecido una política para otorgar dicha remuneración. Los feriados, el tiempo de ausencia por enfermedad y las vacaciones se sitúan dentro de la categoría de “tiempo no trabajado”. Cuando un empleador decide crear una política de beneficios, dicho empleador es libre de imponer las condiciones que desee. Vea Departamento de Trabajo del Estado de Nueva York (NYS DOL)Salarios y Horas: Preguntas frecuentes.

Manual de políticas del empleado

Algunas recomendaciones en cuanto a lo que se puede incluir:

• Políticas en lo que respecta a:
  • horas de trabajo
  • horarios
  • asistencia
  • puntualidad y
  • ausencias
• detalles acerca del proceso de evaluación del personal
• política de privacidad/confidencialidad
• política de orientación sobre cuidado infantil
• código de vestimenta
• procedimientos de emergencia, etc.

El proveedor debe explicar claramente que se realizarán las deducciones necesarias para los impuestos federales y estatales.

Además, deberá incluir las obligaciones legales de la compañía en lo referente al pago de horas extras, información sobre cronogramas de pago, revisiones de desempeño y aumentos de salario, registro del tiempo, descansos y compensación en bonos. Conozca más en Departamento de Trabajo de EE.UU.: Legislación laboral para pequeñas y nuevas empresas.

Independientemente de la naturaleza del arreglo, el contrato de empleo se debe firmar antes de que el empleado empiece a trabajar.

Recurso y enlace:
http://tomcopelandblog.com/is-your-employee-contract-at-will
https://www.rocketlawyer.com/document/employment-contract.rl

Debido a que no existe una norma definida acerca de lo que se debe incluir en los documentos escritos, el proveedor será quien determine lo que desea incluir en el contrato para padres.

Generalmente, el contrato incluye lo siguiente:

• nombre y dirección de su negocio y de los padres
• nombres y fechas de nacimiento de los niños
• días y horarios en que cada niño asistirá al programa
• días feriados en los que el programa esté cerrado
• depósitos (pagos por adelantado)
• cargo de retención no reembolsable
• fechas de pago
• métodos de pago aceptables
• cargos por pagos devueltos
• cargos por mora
• una suscripción donde el padre indica (a través de su firma o sus iniciales) que ha recibido y leído el manual de políticas para padres y que lo entiende y acepta
• proceso para rescindir el contrato

Por lo general, los pagos se cobran cada viernes por el cuidado de la semana que acaba de terminar o por el cuidado que se brindará a partir del siguiente lunes. El cobro por adelantado reduce la posibilidad de que el proveedor no reciba el pago por los servicios prestados.

Los depósitos (pagos por adelantado) pueden servir como una protección contra la falta de pago. El rango es de una a dos semanas, pero esto puede ser difícil para algunos padres. Una opción que el proveedor puede ofrecer a los padres es que lo paguen en incrementos durante las primeras semanas en que su(s) hijos(s) están bajo su cuidado.

El proveedor puede también considerar un “cargo de retención no reembolsable”, que se aplicará a las últimas dos semanas de cuidado. Asimismo, se recomienda que especifique a los padres que deben proporcionar un aviso con dos semanas de antelación si desean rescindir el contrato. De esta manera, se entiende que el pago no será devuelto.

El proveedor deberá determinar la política en cuanto al recibo de pagos mediante cheque personal; y los cargos, si los hubiera, en caso de que un cheque sea devuelto por fondos insuficientes. Las multas comúnmente se imponen no solamente al pagador, sino también al receptor del pago.

Debido a que los proveedores de cuidado infantil familiar generalmente son mujeres con familias, son sumamente empáticos a los desafíos de cuidar a una familia. Por consiguiente, los proveedores de cuidado infantil familiar a menudo se encuentran a sí mismos siendo muy condescendientes con los padres: renunciando a los cargos por recoger tarde a los niños, eliminando cargos de retención o depósito, continuando el cuidado del niño mientras el padre está atrasado con los pagos, etc.

Sin embargo, los padres pueden interpretar que estos gestos de bondad significan que el contrato ya no está vigente. A fin de evitar esta malinterpretación, el proveedor puede incluir la siguiente expresión en su contrato: “El hecho de no exigir la ejecución de cualquier término o disposición de este contrato no invalida dicha disposición, condición u otra disposición o término de este contrato”.

Conozca más acerca de maximizar los resultados aquí.

Nota: Tenga en cuenta que un padre no puede aceptar perder su derecho a entablar una demanda contra el proveedor o su negocio. Para conocer más sobre este tema, escuche el Podcast de Tom Copeland: ¿La exención de responsabilidad lo protegerá? (Will Liability Waivers Protect You?)

Recurso y enlace:
http://tomcopelandblog.com/how-would-you-handle-this-situation-a-parent-enrolled-two-children-into-a-minnesota-family-child-care-providers-program-and

Los padres son los socios esenciales del programa del proveedor. Una relación construida sobre la comunicación y la confianza les permitirán al proveedor y a su personal trabajar con las familias con el fin de brindar el mejor cuidado a cada uno de los niños inscritos en el programa.

Existen distintas maneras en las que se puede impulsar una relación positiva con un padre y la primera impresión casi siempre  es la que perdura.

El manual de políticas del proveedor puede formar esta primera impresión perfectamente. El solo hecho de tener un manual de políticas demuestra profesionalismo y promueve la confianza y el respeto. Este manual de políticas debe ser consistente con todos los demás documentos, folletos, tarjetas comerciales, etc.

Tenga en cuenta que el manual de políticas puede ser abrumador, tanto para el padre como para el proveedor. El manual de políticas debe ser muy detallado y debe cubrir cada característica del programa, así como los procedimientos de emergencia y administrativos.

La postulación para obtener el registro/licencia del Estado de Nueva York básicamente puede ser considerada como un manual de políticas.

Con el fin de hacer que el manual de políticas sea menos abrumador para el lector, el proveedor puede:

• ser más preciso en la redacción;
• seleccionar fuentes que sean legibles;
• incluir una página de portada con el nombre del programa, el logotipo y la marca; e
• imprimirlo en formato de folleto.

Áreas a cubrir:

• bienvenida
• filosofía del programa
• certificaciones del proveedor (y certificaciones de su empleado)
  • registrado/autorizado
  • capacitaciones cursadas
  • condición de Asociado en Desarrollo del Niño (Child Development Associate o CDA)
• proceso de inscripción
  • historial médico (examen físico y vacunas actualizadas)
  • nombres de las personas que pueden dejar y recoger al o los niños
  • contactos de emergencia
  • contrato para padres firmado
  • elementos que deben suministrar los padres (p. ej., muda de ropa, pañales, toallitas, leche maternizada, etc.)
  • período de prueba
• horario de operación (aunque el Contrato para padres determina en qué horario se cuidará a un niño)
• política en caso de que se deje a los niños más temprano
• política en caso de que se recoja a los niños más tarde
• política de pago
• depósitos y cargos de retención no reembolsables
• pagos por mora
• visitas al programa
• vacaciones
• otras ausencias
• rutina diaria
  • programa
  • actividades
  • comidas
  • siestas
  • juego al aire libre
• política de entrenamiento para usar el baño
• manejo de la conducta
• daños a la propiedad
• mascotas, si las hubiera
• política de cumpleaños
• excursiones, si las hubiera
• política de fotografías/videos
• plan de salud
• denunciante obligatorio
• plan de emergencia: evacuación/reubicación (versión abreviada)
• plan de emergencia: plan de refugio en el lugar (versión abreviada)
• rescisión del contrato
• contrato para padres firmado

Recursos y enlaces:
http://www.thinksmall.org/for_early_childhood_professionals/contracts_and_policies