Información General Sobre Impuestos

El video del IRS proporciona un resumen de lo que necesita saber acerca de los impuestos federales.

Formato del video:

• resumen
• número de identificación del empleador o EIN
• mantenimiento de registros
• sistemas de mantenimiento de registros contables
• estructuras comerciales
• selección de un preparador pagado
• revisión de la lección

Source:

http://www.irsvideos.gov/SmallBusinessTaxpayer/virtualworkshop/Lesson1

En el caso de un propietario exclusivo, no existe una entidad legal separada creada para las actividades comerciales. El proveedor y su negocio son lo mismo; por lo tanto, no se imponen impuestos directamente al negocio. Al negocio se le imponen impuestos de manera indirecta, debido a que la ganancia/pérdida comercial (presentada en el Cronograma C) pasa al proveedor (a través del Formulario 1040), lo que contribuye a los ingresos brutos ponderados. El ingreso bruto ponderado menos los descuentos de las exenciones personales y las deducciones indicadas constituyen su ganancia imponible.

Si bien al propietario exclusivo no se le exige mantener cuentas comerciales y personales por separado, el proveedor debe mantener cuentas exactas. En la medida de lo posible, se recomienda encarecidamente que los fondos personales no se confundan con los fondos comerciales. Mantener cuentas por separado ayuda en la preparación de formularios impositivos y podría resultar beneficioso en el caso de una auditoría. Revise las razones por las que se debe auditar. Revise – Impuestos/mantenimiento de los registros: Cuentas por separado

Cronograma C

Utilizará el Cronograma C para presentar los ingresos y gastos del negocio y en última instancia la ganancia y la pérdida netas.

Formulario Cronograma C

Ingresos que deben notificarse

• pagos directos de los padres
• pagos de programas de subsidios
• inicio y otras becas
• Programa de Alimentos para la Atención de Niños y Adultos (reembolsos del CACFP)

Nota: Proporcióneles a los padres de pagos privados un recibo cada vez que le efectúen un pago y conserve una copia de cada recibo para usted. Conservan las copias de cheques recibidos de programas subsidiarios, donaciones y/o reembolsos de alimentos.

Gastos deducibles

• uso comercial del hogar (alquiler/hipoteca, intereses hipotecarios, servicios públicos, mantenimiento, depreciación de la vivienda, etc.)
• alimentos
• sueldos
• impuestos y licencias
• seguro comercial y de responsabilidad
• depreciación de la propiedad; propiedad como cualquier activo fijo con una vida útil de más de un año, es decir, computadoras, vehículos, equipo de oficina, equipo de cocina, equipo de jardines, muebles, electrodomésticos, etc.
• juguetes
• uso de vehículos
• publicidad
• cargos bancarios
• servicios contables/preparación de impuestos
• desarrollo profesional
• viajes, comidas y entretenimiento
• regalos y actividades
• gastos y artículos de oficina
• reparaciones y mantenimiento
• gastos de alquiler
• gastos iniciales
• entre otros

Uso comercial del hogar (consulte Uso comercial del hogar)

Servicios públicos

Si bien, por lo general, los servicios públicos son un gasto permitido relacionado con el negocio (basado en el porcentaje de tiempo y espacio), el gasto mensual para el servicio telefónico básico local NO es un gasto permitido relacionado con el negocio. Es así a pesar de que es posible que el estado le exija tener un teléfono para ser un proveedor familiar de atención médica infantil. Los cargos telefónicos adicionales incurridos para fines comerciales son deducibles en la medida que estén fundamentados. Consulte deducibilidad del teléfono.

Por lo general, los proveedores de atención médica infantil para la familia informan su parte del negocio de gastos de servicios públicos en el Formulario 8829.

Alimentos

(consulte Gastos de alimentos y CACFP)

Impuestos y licencias

Puede deducir costos de licencia, impuestos a la nómina del empleador, impuestos inmobiliarios comerciales personales (impuestos no inmobiliarios sobre la vivienda), otros impuestos comerciales y otros gastos de licencia.

Depreciación de la propiedad

Al momento de comenzar un negocio de cuidado infantil familiar, muchos elementos de uso exclusivo personal se convierten en elementos/activos compartidos; el proveedor tiene derecho a depreciar el uso comercial de esos elementos/activos. La depreciación de estos elementos/activos comienza en el día de inicio o el día en el que el elemento/activo realmente se pone en funcionamiento.

Juguetes

Según el valor y la vida útil de los juguetes, es posible que sean deducibles o depreciables (es decir, el valor se gasta durante varios años, según la vida útil del elemento).

Servicios contables/preparación de impuestos

Puede deducir el costo de los servicios contables y/o la preparación de impuestos en el Cronograma C. El proveedor debe pedirle al contador/profesional tributario que proporcione tarifas para el negocio de manera separada de los formularios impositivos personales.

Nota: Puede deducir el costo de la preparación del formulario impositivo personal en el Cronograma A, si indica las deducciones personales.

Regalos

La deducción por regalos a niños o padres está limitada a $25 por persona por año.

Gastos y artículos de oficina

Entre estos se puede incluir cualquier elemento que pueda usarse en su negocio: materiales de artesanía, elementos del hogar, elementos de limpieza, etc. Por lo general, se usa el porcentaje de tiempo y de espacio para determinar la parte comercial de estos gastos.

Reparaciones y mantenimiento

Se trata de las reparaciones y el mantenimiento que NO están relacionados con el hogar del proveedor (equipo, electrodomésticos, juguetes, etc.), aquellos presentados en el Formulario 8829.

Gastos de alquiler

Este es el costo incurrido para alquilar equipo u otros elementos, no el alquiler pagado sobre su hogar (esto se presenta en el Formulario 8829.)

Gastos iniciales

Los gastos iniciales son aquellos en los que incurre antes de iniciar los negocios. Se incluyen los siguientes gastos: cargos de licencia, costos de publicidad, cargos por inspección, gastos de suministros, gastos de nómina antes de iniciar operaciones, honorarios profesionales y otros gastos varios pagados o incurridos antes de la inauguración. Estos gastos no pueden deducirse como un gasto actual. No obstante, en el año en el que se abre el negocio puede elegir deducir $5.000 (o el monto de los gastos reales iniciales en caso de que sean inferiores) y amortizar los gastos restantes. Los pagos no disponibles no son permitidos como una deducción comercial.

Nota: Para que un gasto sea deducible debe cumplir los criterios de “ordinario y necesario”.

Conserve todos los recibos y la documentación de respaldo para las deducciones. Se necesitan recibos y/u otros registros (es decir, estados de cuenta, cheques cancelados, estados de tarjetas de crédito, registros de asistencia, registros de comidas, anotaciones del calendario, libro mayor, archivos digitales/planillas, registros de millaje, fotografías, etc.) para justificar los datos presentados en los formularios impositivos.

Antes de guardar los recibos, marque qué elementos se utilizaron de manera exclusiva para el negocio, para uso personal o los que se compartieron. Conserve los recibos en carpetas o sobres que contengan gastos similares (juguetes, suministros, servicios públicos, elementos del hogar, etc.). Establezca un lugar en su hogar en donde colocar los recibos y organizar los registros. Aunque muchos gastos deducibles están relacionados con los elementos utilizados para los gastos comerciales y personales, por lo general, la parte del negocio está determinada por el porcentaje del espacio y del tiempo.

Formulario 8829, Gastos para el uso comercial de su hogar

El proveedor debe usar este formulario para determinar los gastos permitidos para el uso comercial de su hogar en el Cronograma C y cualquier traspaso de días restantes de licencia para el próximo año de los montos no deducibles de este año.

Consulte Uso comercial del hogar.

Formulario 4562, Depreciación y amortización

El proveedor debe utilizar este formulario para reclamar las deducciones por depreciación y gastos de amortización (de computadoras, muebles, electrodomésticos, equipo para juegos, juguetes, pisos, cercas, mejoras del hogar, vehículos, etc.), contar algunos objetos según la sección 179 y brindar información acerca del uso del negocio y de la inversión de automóviles y otra propiedad indicada.

Formulario 1040, Declaración individual tributaria de las ganancias de los EE.UU.

El proveedor debe utilizar este formulario para presentar la declaración tributaria anual de las ganancias. La ganancia y la pérdida neta del negocio debe informarse en la línea 12 (es la cifra que aparece en la línea 31 del Cronograma C).

Cronograma A (Formulario 1040), Deducciones detalladas

Download (PDF, 188KB)

El proveedor deberá usar este cronograma para determinar las deducciones personales (no comerciales) indicadas. En la mayoría de los casos, el impuesto federal a las ganancias es inferior si toma las deducciones indicadas o la deducción estándar.

Nota: Lo anterior se aplica a los propietarios exclusivos sobre una base general; las necesidades y los requisitos específicos de cada proveedor pueden variar. Debe consultar con un contador o un especialista en impuestos.

Recursos y enlaces:

http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/how-sole-proprietors-are-taxed-30292.html

Además de los impuestos comerciales requeridos por el gobierno federal, el proveedor deberá pagar algunos impuestos estatales y locales. Cada estado y localidad tiene sus propias leyes tributarias. Saber cuáles son los requisitos impositivos estatales que puede ayudarle al proveedor a evitar problemas y ahorrar dinero. Los tipos más comunes de requisitos impositivos para las pequeñas empresas son impuestos a las ganancias e impuestos sobre el trabajo.

Los vínculos que se encuentran a continuación brindan acceso a los recursos clave que lo ayudarán a obtener información sobre las obligaciones tributarias estatales.

Impuestos a las ganancias

Aproximadamente, cada estado impone un impuesto a las ganancias comerciales o corporativos. El requisito impositivo depende de la estructura legal de su negocio. Por ejemplo, si el negocio es una Compañía de Responsabilidad Limitada (LLC), a la LLC se le impone impuestos de manera separada de los propietarios, mientras que los propietarios exclusivos informan los impuestos a las ganancias personales y comerciales utilizando el mismo formulario. Consulte el vínculo “Información General de Impuestos” de su estado para obtener información sobre los requisitos específicos.

Impuestos sobre el trabajo

Además de los impuestos federales sobre el trabajo, los propietarios de empresas con empleados también son responsables de pagar determinados impuestos requeridos por el estado. Todos los estados requieren el pago de la indemnización laboral estatal y los impuestos de seguro de desempleo. Asimismo, Nueva York exige que un negocio pague el seguro por discapacidad temporal:

Nueva York

• información general y formularios sobre impuestos
• seguro de indemnización laboral
• seguro por discapacidad

Recursos y enlaces:

Administración de las obligaciones tributarias
Ayuda y capacitación sobre impuestos
Estructura comercial e implicaciones tributarias
Impuestos laborales para empleadores y trabajadores independientes
Presentación y pago de los impuestos
Información tributaria para tipos específicos de negocio
Administración de pequeñas empresas. (Sin fecha). Presentación y pago de impuestos: determine sus obligaciones estatales

¿Alguna vez se preguntó por qué algunas declaraciones tributarias son observadas cuidadosamente por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) mientras que la mayoría son ignoradas? Por la escasez de personal y de fondos en el 2014 el IRS sólo auditó un 0,86% de todas las declaraciones individuales. Y en 2015, la tasa de auditoría disminuyó a un 0,84%. Por lo tanto, existen pocas posibilidades de ser seleccionado para la revisión. Y, por supuesto, el único motivo por el que los declarantes deberían preocuparse acerca de una auditoría es si están falseando sus impuestos.

Habiendo dicho eso, las posibilidades de ser auditado, o en su defecto, tener novedades del IRS depende de varios factores, p. ej., su nivel de ingresos, los tipos de deducciones o pérdidas reclamadas, el negocio en el que participa y si es propietario de activos propios en el extranjero. Los errores matemáticos pueden plantearles preguntas al IRS, pero rara vez conllevarán a un examen completo. Si bien no existe una manera segura de evitar una auditoría del IRS, estas 16 señales de advertencia podrían incrementar las posibilidades de llamada de atención no deseada por parte del IRS.

Fuente: Taylor, J. (diciembre de 2015). 16 IRS Audit Red Flags. (16 Señales de advertencia de la auditoría del IRS). Kiplinger. Obtenido de http://www.kiplinger.com/slideshow/taxes/T056-S011-tax-audit-red-flags/index.html#KyPrrxyqsqTkVowm.99

Muchas personas contratan a un profesional cuando llega el momento de presentar la declaración tributaria. Si le paga a alguien para que prepare la declaración tributaria federal sobre la renta, el IRS lo insta a elegir a esa persona con sensatez. Aún si no prepara su propia declaración, seguirá siendo legalmente responsable de lo que se detalla.

A continuación, se detallan algunos consejos a tener en cuenta cuando elija un especialista en impuestos:

• Controle y asegúrese de que el especialista tenga un Número de Identificación del Especialista de Impuestos o PTIN. A todos los especialistas en impuestos pagos se les exige un Número de Identificación del Especialista en Impuestos o PTIN. Además, asegúrese que el especialista pertenece a una organización profesional y si asiste a cursos de educación continua.

• Verifique los antecedentes del especialista. En la Oficina de Buenas Prácticas Comerciales o BBB verifique si el especialista tiene algún antecedente cuestionable. Controle las medidas disciplinarias y el estado de las licencias. Para el caso de agentes inscritos, verifique en la Oficina de Inscripción del IRS si los agentes inscritos tienen licencia del IRS y están específicamente capacitados en la planificación, preparación y representación tributaria federal). En el caso de los contadores públicos certificados, controle su afiliación con la junta de contabilidad estatal. En el caso de los abogados, compruebe su afiliación con la asociación estatal del colegio de abogados. Consulte los honorarios que pedirá por los servicios. Evite a los especialistas que basan sus honorarios en un porcentaje del reembolso o aquellos que dicen que pueden obtener reembolsos más sustanciosos de los que pueden conseguir los demás. Asegúrese siempre que cualquier reembolso adeudado le sea enviado a usted o que sea depositado en su cuenta bancaria. Los contribuyentes no deben depositar su reembolso en la cuenta bancaria del especialista.

• Solicite que la declaración se presente de manera electrónica. Asegúrese que el especialista ofrezca una presentación electrónica ante el IRS. Cualquier especialista pagado que prepare y presente más de 10 declaraciones para clientes, por lo general, debe presentar las declaraciones de manera electrónica. El IRS ha procesado de manera segura más de 1,2 mil millones de declaraciones tributarias presentadas de manera electrónica.

• Asegúrese de que el especialista esté disponible. Compruebe poder contactar al especialista en impuestos luego de presentar su declaración, incluso luego de la fecha de vencimiento del 15 de abril. Esto puede ser útil en caso de que surjan preguntas acerca de su declaración tributaria.

• Proporcione registros y recibos. Los buenos especialistas le pedirán ver los registros y los recibos. Le harán preguntas para determinar sus ingresos totales, deducciones y créditos fiscales, entre otros. No utilice a un especialista que esté dispuesto a presentar de manera electrónica su declaración utilizando su último recibo de pago en lugar del Formulario W-2. Esto está en contra de las reglas de presentación electrónica del IRS.

• Nunca firme una declaración en blanco.  No utilice un especialista en impuestos que le pida que firme un formulario impositivo en blanco.

• Revise su declaración antes de firmarla. Antes de firmar la declaración tributaria, revísela y haga preguntas si algo no está claro. Cerciórese que se siente cómodo con la precisión de la declaración antes de firmarla.

• Asegúrese de que el especialista firme e incluya el PTIN. Los especialistas pagos deben firmar declaraciones e incluir su PTIN tal como lo exige la ley. Además, el especialista debe proporcionarle una copia de la declaración.

• Denuncie a los especialistas en impuestos que realicen abusos al IRS.  Puede denunciar a los especialistas en impuestos que se realicen abusos y las sospechas de fraude impositivo al IRS. Utilice el Formulario 14157, Queja: Especialista en declaración tributaria. Si sospecha que un especialista en declaraciones presentó o cambió la declaración sin su consentimiento, también debe presentar el Formulario 14157-A, Fraude del Especialista en Declaraciones o Affidávit de Conducta Indebida. Puede obtener estos formularios en IRS.gov o llamando al 800-TAX-FORM (800-829-3676).

Recursos y enlaces:

Tema 254 sobre impuestos – Cómo elegir a un especialista en declaración tributaria
Elección de un profesional en impuestos
Verificación del estado de un agente inscrito
Cómo presentar una queja sobre un especialista en declaración tributaria
Cómo informar la sospecha sobre una actividad de fraude impositivo
Videos del IRS en YouTube: Selección de un especialista en declaraciones tributarias – inglés | español | ASL
IRS. (Febrero 2014). El IRS ofrece asesoría sobre cómo elegir un especialista en declaraciones tributarias

Cuando los proveedores de cuidado infantil familiar solicitan ayuda de los especialistas en impuestos, con bastante frecuencia reciben una mala asesoría debido a que el especialista en impuestos no comprende totalmente el negocio.

A continuación, existen cuatro áreas en las leyes tributarias que son exclusivas para el negocio de cuidado infantil familiar. El proveedor debe asegurarse de que el profesional en impuestos comprenda estas leyes. Seguir estas reglas le ahorrará bastante dinero en impuestos.

Deducciones del hogar

Todos los negocios pueden deducir gastos que sean “ordinarios y necesarios” para su negocio. Ordinario y necesario significa que es útil, típico, apropiado y provechoso para el negocio.

Debido a que su negocio proporciona un entorno de aprendizaje en el hogar para niños, tiene derecho a deducir cientos de elementos del hogar utilizados en su negocio. Esto incluye muebles, electrodomésticos, equipo de cocina, suministros de limpieza, televisión por cable, guardería legal, contratos de servicio de los electrodomésticos, timbre de puerta nuevo, ropa de cama, toallas, pulidor para pisos, entre otros.

Debido a esto, debe guardar cada recibo de los elementos que no estén relacionados con la limpieza, reparación o mantenimiento de su hogar. Para más información, consulte el artículo, “What’s Deductible in a Family Child Care Business?” (¿Qué es deducible en un negocio de atención infantil para la familia?) También, el libro Family Child Care Recording Keeping Guide (Guía para el registro de mantenimiento del cuidado infantil familiar), el cual enumera más de 1,000 deducciones comerciales permitidas.

Nota: Solo puede deducir una parte de los elementos utilizados de manera personal, así como para su negocio. Use el porcentaje (%) de tiempo y espacio.

Si el especialista en impuestos dice que no debe deducir un elemento del hogar, el proveedor puede preguntar en cuál publicación del IRS aparece esto. Es posible que deba explicar cómo un elemento en particular es útil, provechoso o apropiado para su negocio.

Uso comercial del hogar

Como proveedor de cuidado infantil, tiene derecho a deducir una parte de los costos asociados con el hogar: impuesto a la propiedad, interés hipotecario, servicios públicos (gas, combustible, electricidad, agua, basura), seguro de vivienda, reparaciones del hogar, depreciación de la vivienda y alquiler de la casa.

Reclame el porcentaje de tiempo y espacio de estos gastos en el Formulario IRS 8829 Gastos del uso comercial de su hogar. El porcentaje de tiempo y espacio se basa en la cantidad de horas que usa el proveedor en su hogar para los negocios y la cantidad de pies cuadrados que usa en su hogar para el negocio de forma regular.

Tiempo

El proveedor debe sumar todas las horas que su hogar es usado para actividades comerciales. Puede contar todas las horas en las que los niños del grupo de cuidado infantil están presentes en su hogar. Cuente a partir del momento en el que llega el primer niño hasta cuando se retira el último niño. Cuente el tiempo extra si los padres recogen tarde a los niños, los niños pasan la noche, o los niños van a su hogar los fines de semana a jugar.

También puede contar todas las horas que usa su hogar para actividades comerciales cuando los niños no están presentes. Esto incluye las horas utilizadas para la limpieza, planificación de las lecciones, entrevistas con los padres, mantenimiento de los registros, preparación de las comidas, llamadas telefónicas a los padres, tiempo utilizado en Internet, entre otros.

Las horas que se pasa alejado del hogar haciendo compras o llevando a los niños a la escuela no deben contarse. Para obtener más detalles, consulte el artículo, How to Track Hours When Children Aren’t Present (Cómo realizar un seguimiento de las horas cuando los niños no están presentes).

El proveedor no debe permitir que el especialista en impuestos le diga que existe un límite en la cantidad de horas que puede contar. Han habido casos en cortes impositivas donde el proveedor que trabajó el 98% del año cuidando niños y otra persona que trabajó dieciseis horas a la semana en su casa cuando los niños no estaban presentes han ganado.

Espacio

A diferencia de todos los demás negocios con sede en el hogar, puede reclamar una habitación como una sala comercial si esta se usa “habitualmente” para su negocio. El uso habitual significa utilizar la habitación para negocios aproximadamente entre dos o tres veces por semana. No es necesario que los niños estén en la sala para que el proveedor lo cuente como de uso habitual (lugar de almacenamiento, oficina, garaje, lavandería, etc.). Dichas habitaciones aún pueden contarse como uso habitual incluso si las reglas de licencia del proveedor de cuidado infantil estatal prohíben que los niños ingresen a estas.

No es poco común que muchos proveedores utilicen todas las habitaciones del hogar de manera habitual para sus negocios.

Todos los demás negocios con sede en el hogar solo pueden contar las habitaciones que se usan de manera “exclusiva” para los negocios. No obstante, el cuidado infantil familiar es el único negocio que puede tener habitaciones de uso “habitual” y “exclusivo”. Si el especialista en impuestos cuestiona esto, el proveedor puede decirle que consulte las Instrucciones del Formulario 8829, página 2, con el título “Special Computation for Certain Daycare Facilities” (Cálculo especial para determinados establecimientos de cuidado infantil).

Programa y gastos de alimentación

El cuidado infantil familiar es el único negocio con sede en el hogar que tiene el Adult Care Food Program o CACFP (Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos). Se recomienda que todos los proveedores se unan a CACFP pues así se encontrarán mejor financieramente. Por ejemplo, los reembolsos de alimentos recibidos del Programa de Alimentos son ganancias imponibles. Excepción: los reembolsos recibidos para sus propios hijos no son ganancias imponibles.

El proveedor puede deducir hasta un desayuno, un almuerzo, una cena y tres refrigerios por día, por niño (si los proporciona). Los alimentos servidos a los hijos del proveedor no son deducibles. No es necesario que los alimentos o las meriendas sean nutritivas si no son reembolsables a través del Programa de Alimentos.

Tampoco es necesario conservar recibos de alimentos si usa el método estándar de asignación de alimentos para reclamar gastos de alimentos. Sin embargo, el proveedor debe mantener un registro diario de todas las comidas y meriendas servidas a los niños del centro, en particular aquellos por los que no recibe reembolso del CACFP.  Para obtener información, lea el artículo, “How to Claim Food Expenses” (Cómo reclamar gastos de alimentos).

Recuerde, no permita que el especialista en impuestos le diga que los gastos de alimentos no deben ser superiores a los reembolsos del Programa de Alimentos.

Depreciación

El proveedor de cuidado infantil siempre debe realizar la depreciación de su vivienda debido a que la depreciación de la vivienda representa una deducción comercial sustancial para el proveedor cada año.

El proveedor tiene derecho a depreciar su vivienda si tiene licencia, ha solicitado una licencia o está exento de las reglas que rigen la licencia de atención infantil. Por lo tanto, a pesar de que solo brinde atención a uno o dos niños y no tenga la obligación de contar con una licencia, puede reclamar la depreciación de la vivienda.

Cuando un proveedor vende la vivienda, adeudará impuestos sobre la depreciación que reclame o tenga derecho a reclamar. El especialista en impuestos no deberá disuadir al proveedor de dejar de reclamar esta depreciación. Para obtener más información, consulte el artículo, “Should You Depreciate Your Home” (¿Debería realizar la depreciación de la vivienda?).

El proveedor tiene derecho a realizar la depreciación de todos los elementos de la vivienda de los que fue propietario antes de que comenzara su negocio y que luego utilizará. Esto puede incluir muebles, electrodomésticos, cacerolas y sartenes, decoraciones en las paredes, mesas, sillas, camas, entre otros. Para obtener más información, investigue cómo llevar a cabo un inventario de estos elementos.

Resumen

Aproveche todas estas reglas tributarias que benefician a los negocios. El libro 2014 Family Child Care Tax Companion (Compañía tributaria de atención infantil para la familia de 2014) está diseñado para ayudar al proveedor y a su especialista en impuestos a identificar los posibles errores antes de presentar la declaración de impuestos.

Fuente: Copeland, T. (19 de enero, 2015). “The Unique Tax Rules Affecting Family Child Care.” (Las reglas tributarias exclusivas que afectan la atención infantil para la familia). Blog de Tom Copeland. Obtenido de http://tomcopelandblog.com/the-unique-tax-rules-affecting-family-child-care

Extracto de la Publicación 3402 del IRS

Encontrará tres opciones para preparar y presentar la declaración en IRS.gov o en su comunidad local si califica.

Vaya a IRS.gov y haga clic en la pestaña “Filing” (Presentación) para ver sus opciones.

• Ingrese a “Free File” (Archivo gratuito) en la casilla de búsqueda para usar el software del nombre de la marca para preparar y presentar electrónicamente la declaración tributaria federal de manera gratuita.

• Escriba “VITA” en la casilla de búsqueda, descargue la aplicación gratuita IRS2Go o llame al 1-800-906-9887 para encontrar la ubicación del Volunteer Income Tax Assistance o en Tax Counselling for the Elderly o TCE (Centro Voluntario de Asistencia Tributaria o Asesoramiento Impositivo para Personas Mayores) de manera gratuita para la preparación de los impuestos.

• Escriba “TCE” en la casilla de búsqueda, descargue la aplicación gratuita IRS2Go o llame al 1-888-227-7669 para encontrar la ubicación más cercana de Asesoramiento Impositivo para Personas Mayores para la preparación gratuita de la declaración de impuestos.

El programa Volunteer Income Tax Assistance o VITA (Asistencia Voluntaria Tributaria) ofrece ayuda tributaria gratuita a personas que, por lo general, ganan $53,000 o menos, personas con discapacidades, personas mayores y contribuyentes con limitaciones para hablar en inglés que necesitan ayuda para preparar sus propias declaraciones tributarias.

El programa de asesoramiento impositivo para personas mayores (TCE) ofrece ayuda tributaria gratuita para todos los contribuyentes, en particular, aquellos que tienen 60 años de edad o más. Los voluntarios de TCE se especializan en responder preguntas acerca de las pensiones y los problemas relacionados con la jubilación únicamente para personas adultas mayores.

Recibir respuestas a sus preguntas sobre la ley tributaria.

IRS.gov o IRS2Go están listos para cuando usted lo está: las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Escriba “ITA” en la casilla de búsqueda en IRS.gov para obtener la Ayuda Interactiva Tributaria, una herramienta que le hará preguntas sobre una cantidad de temas de ley tributaria y le proporcionará respuestas. Puede imprimir toda la entrevista y la respuesta final.

Escriba “Tax Map” (mapa impositivo) o “Tax Trails” (pistas tributarias) en la casilla de búsqueda para obtener información detallada del tema impositivo.

Escriba “Pub 17” en la casilla de búsqueda para llegar a Pub. 17, Impuesto Federal a las Ganancias para Personas, que muestra detalles sobre las oportunidades para ahorrar en impuestos, los cambios impositivos de 2016 y 2017, así como miles de vínculos interactivos para ayudarlo a encontrar respuestas a sus preguntas.

Llame a TeleTax al 1-800-829-4477 para obtener información grabada sobre una variedad de temas impositivos.

Vaya a IRS.gov y haga clic en la pestaña “Ayuda y Recursos” para obtener más información.

El porcentaje de tiempo y espacio es la proporción que utilizará para determinar la parte comercial de los gastos compartidos, como el uso comercial de los gastos del hogar, así como otros gastos relacionados con los elementos, activos y/o servicios con componente personal y comercial, es decir, gastos de oficina, alquiler de propiedad comercial, mantenimiento de la propiedad, suministro, etc.

Determinar el porcentaje comercial

El porcentaje comercial consta de dos elementos: el porcentaje del espacio y el porcentaje del tiempo que se analiza en detalle a continuación. Los dos porcentajes se multiplican uno por el otro para obtener el porcentaje comercial.

Nota: Parte I del Formulario 8829, Gastos para el uso comercial de la vivienda, le explicará al proveedor cómo se realiza el cálculo real.  Las instrucciones del Formulario 8829 proporcionan instrucciones detalladas del cálculo para casos en los que el uso comercial del proveedor consista de una combinación de habitaciones de uso exclusivo y habitaciones de uso habitual.

Porcentaje del espacio

El porcentaje del espacio consta del área que habitualmente se usa para el negocio (el numerador) dividido por el área del hogar completo (el denominador).

Al determinar si un espacio en el hogar pasa la prueba de “uso habitual” al calcular el uso comercial del hogar, las Reglas de los Ingresos 92-3 detallan lo siguiente:

“Si una habitación está disponible para el uso de cuidado infantil durante cada día comercial y se usa de manera habitual como parte de la disposición de rutina del cuidado infantil de A (incluido el baño, un área para comer o la habitación que se usa para dormir la siesta), el pie cuadrado de esa habitación se considerará como utilizado para cuidado infantil durante cada día comercial.  Un proveedor de cuidado infantil no tiene la obligación de mantener los registros de las horas específicas de uso de dicha habitación durante horas comerciales.  También, el uso no ocasional de dicha habitación para un día hábil no descalificará a habitación para ser considerada usada regularmente.  No obstante, el uso ocasional de una habitación que habitualmente no está disponible como parte de la disposición de rutina de la guardería (p. ej., una habitación habitualmente restringida del uso de cuidado infantil, pero utilizada ocasionalmente para las siestas) no será considerada como utilizada para cuidado infantil durante cada día comercial.”

Si se cumple con la prueba que se utiliza habitualmente, esa área está incluida en el numerador. Por ejemplo, el contribuyente tiene tres hijos bajo su atención y tres habitaciones que se usan para siestas.  El proveedor explica que para dormir la siesta los niños que se colocan de manera separada debido a que duermen mejor.  Si bien el proveedor podría poner a los tres hijos a dormir la siesta en la misma habitación, el examinador no debe limitar la deducción al uso de una habitación.

Un error común es incluir solo un piso en el pie cuadrado total. El pie cuadrado total de todos los pisos, incluido el sótano debe agregarse a la suma total de pies cuadrados.  Si utiliza el garaje del proveedor en el negocio, debe asegurarse de que el pie cuadrado del garaje se agregue al denominador (espacio total de hogar) así como al numerador (espacio de uso comercial).

Porcentaje de tiempo

El porcentaje del tiempo es la cantidad total de horas en las que el establecimiento se utilizó para el negocio de cuidado infantil durante el año (el numerador) dividido por el total de horas en el año (8.760 horas).

El proveedor de cuidado infantil debe registrar cómo se calculó la cantidad total de horas en que se utilizó el hogar. Las horas utilizadas para cocinar, limpiar y preparar actividades para el negocio de cuidado infantil podría incluirse en el cálculo del numerador del porcentaje de tiempo, si las pruebas para la deducción se cumplen de otra manera, es decir, son gastos ordinarios y necesarios.

Las horas para el negocio varían de proveedor a proveedor. Algunos proveedores, debido al tipo de servicio proporcionado y/o a las edades de los niños, pueden pasar más tiempo preparando las actividades para los niños que las demás personas y vice versa. Además, algo del trabajo de preparación puede hacerse los fines de semana. El tiempo del mantenimiento de los registros también puede estar incluido.

Se recomienda que mantenga un registro detallado de las actividades de una parte significativa del año. Este mantenimiento detallado del registro del tiempo que se utiliza y las tareas realizadas es esencial para proporcionar los detalles necesarios en caso de ser auditado.

Cada año el proveedor debe calcular el porcentaje de tiempo y espacio.

Recursos y enlaces:

Guía Técnica de Auditoría para el Proveedor de Cuidado Infantil
Cómo calcular el porcentaje de tiempo y espacio antes de que finalice el año
http://www.childcareinfo.com/blog/2015/5/27/how-to-record-your-cleaning-hours

El ingreso del trabajador independiente es producto de llevar a cabo un “comercio o negocio” como propietario exclusivo, contratista independiente o alguna forma de asociación.

Por lo general, las personas que son trabajadores independientes deben pagar impuestos de trabajo independiente, así como impuesto sobre las ganancias.  Un proveedor de cuidado infantil debe pagar impuestos de trabajador independiente y presentar el Cronograma SE (Formulario 1040) si sus ganancias netas de trabajo independiente son de $400 o más. El impuesto de trabajo independiente es el impuesto de Seguro Social y Medicare principalmente para personas que trabajan para sí mismas. Es similar a los impuestos de Seguro Social y Medicare que se retienen del pago de la mayoría de los asalariados. Por lo general, cada vez que se usen las palabras “impuesto de trabajador independiente”, solo se refiere a los impuestos de Seguro Social y Medicare y no a cualquier otro impuesto (como el impuesto sobre las ganancias).

El impuesto de seguro social es un 12.4% fijo de todos los ingresos de compensación, hasta un monto de compensación máxima de $118.500. El impuesto de Medicare es un impuesto fijo del 2,9% sobre todos los ingresos de compensación.

Usará el formulario 1040 SE para determinar el impuesto de trabajo independiente, pero primero debe calcular la ganancia y la pérdida neta a través del Cronograma C. El trabajador independiente reportará el impuesto como independiente en el Formulario 1040 línea 57.

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El proveedor puede deducir la mitad del impuesto del empleo independiente cuando calcule el ingreso bruto ajustado, Formulario 1040 línea 27. Esto reducirá la cantidad de impuestos a las ganancias que paga. Debido a que el proveedor es su propio empleador, tiene derecho a deducir la mitad de los impuestos de la Ley Federal sobre Contribuciones a Seguros (FICA) que paga como empleador, justamente como cualquier otro empleador lo haría.

Recursos y enlaces:

Impuesto de trabajador independiente (Impuestos de seguridad social y Medicare)
Centro impositivo para trabajadores independientes

Como trabajador independiente el proveedor de cuidado infantil no tiene la obligación de tener un empleador que retenga los impuestos del seguro social o Medicare por usted. Para evitar penalidades por no pagar los impuestos durante el año, es posible que deba presentar un formulario estimado de impuestos trimestral, federal y estatal. Si está casado, el cónyuge del proveedor puede incrementar los impuestos de retención de nómina para brindarle cobertura.

Quién debe pagar el impuesto estimado

Si el proveedor realiza la presentación como propietario exclusivo, socio, accionista de la corporación S y/o trabajador independiente, por lo general, debe realizar pagos estimados de impuestos si espera adeudar un impuesto de $1.000 o más cuando presente la declaración.

Cálculo del impuesto estimado

El Formulario 1040-ES, Impuesto Estimado para las Personas (PDF), se usa para calcular estos impuestos. El Formulario 1040-ES contiene una planilla similar al Formulario 1040. El proveedor necesitará la declaración tributaria anual del año anterior para llenar el Formulario 1040-ES, debido a que esta le proporcionará una base útil para calcular los ingresos brutos ajustados esperados, las ganancias imponibles, los impuestos, las deducciones y los créditos del año. Si el proveedor descubre que alguno de los pagos trimestrales anteriores era demasiado bajo o alto, puede consultar nuevamente la planilla 1040-ES y volver a calcular el pago para el siguiente trimestre. Al realizar este proceso, tenga en cuenta que debe evitar futuras penalidades por falta de pago.

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Fechas de vencimientos de pago

Para los fines impositivos estimados, el año está dividido en cuatro períodos de pago. Cada período tiene una fecha de vencimiento de pago específica.  Si el pago se envía por correo, la fecha de resello del correo estadounidense se considerará como fecha de pago.

Cómo pagar el impuesto estimado

Existen varias maneras de pagar el impuesto estimado:

• abonar un sobrepago sobre la devolución de 2015 al impuesto estimado de 2016
• pagar con transferencia directa desde la cuenta de su banco (vaya a www.irs.gov/directpay)
• pagar con tarjeta de débito o crédito utilizando un sistema de pago telefónico
• pagar con tarjeta de débito o crédito utilizando Internet
• enviar el pago (cheque o giro postal) con un comprobante de pago del Formulario 1040-ES.

Para obtener más detalles consulte Publicación del IRS.505 Capítulo 02 – Impuestos estimados.

Penalidades

Si el proveedor no paga suficientes impuestos antes de la fecha de vencimiento de cada período de pago, es posible que se le recargue una penalidad cuando presente la declaración tributaria aunque se le deba un reembolso.

Recursos y enlaces:

Impuestos estimados del IRS
Propietarios exclusivos: Cómo pagar el impuesto estimado