Contratar ayuda da lugar a una serie de requisitos federales, estatales y locales en relación con lo siguiente: sueldos, verificación de elegibilidad de empleo, informe de nuevos empleados, retenciones tributarias, impuestos del seguro social, impuestos de Medicare, seguro de desempleo, indemnización laboral, seguro por discapacidad e informe de responsabilidades.

Es poco probable que una persona que brinda asistencia o actúe como proveedor sustituto sea un contratista independiente, así que tendrá que tener precaución.

Muchos empleadores clasifican al personal incorrectamente o lo clasifican erróneamente para reducir los impuestos, los costos de seguro y las responsabilidades del mantenimiento de los registros. Sin embargo, esto puede ser un error costoso.

Debido a la complejidad de la responsabilidad del proveedor como empleador, debe considerar el uso de un servicio de nómina, que lleve a cabo la contabilidad, los pagos y los informes. Algunos bancos ofrecen el servicio junto con sus cuentas comerciales.

Con el fin de garantizar un entorno seguro y saludable para los niños en guarderías, la Oficina de Servicios para Niños y Familias del Estado de Nueva York (Office of Children and Family Services u OCFS) tiene reglamentaciones que limitan la cantidad de niños en guardería por adulto presente. La OCFS exige un cuidador por cada dos niños menores de dos años presentes.

La reglamentación sobre la proporción del personal asignado a los niños y la proporción de niños pequeños entre el personal asignado puede exigir que un proveedor de cuidado infantil familiar tenga un asistente.

Esta persona se clasificaría principalmente como empleado, sin importar la cantidad de horas trabajadas o el monto remunerado. Consulte “¿Puedo clasificar a los asistentes o sustitutos como contratistas independientes? (Can I Classify Assistants or Substitutes as Independent Contractors?)

Existe una variedad de responsabilidades como empleador. Debido a la complejidad en relación con el cálculo y el informe de los impuestos de retenciones y nómina, el proveedor podría considerar el uso de un servicio de nómina o abrir una pequeña cuenta comercial de cheques con servicios de nómina.

Responsabilidades como empleador

Verificar la elegibilidad laboral: el empleador debe verificar la identidad y la autorización del empleo de las personas contratadas para trabajar en los Estados Unidos. Todos los empleadores de los EE.UU. deben garantizar que completaron correctamente la Verificación de Elegibilidad Laboral (Formulario I-9). El I-9 no se presenta ante el Servicio de Nacionalización e Inmigración de los EE.UU. (United States Citizenship and Immigration Services o USCIS) o ante el Control de Inmigraciones y Aduanas de los EE.UU. (U.S. Immigrations and Customs Enforcement o ICE).  El empleador debe conservar y archivar el formulario durante tres años a partir de la fecha de contratación o durante un año luego de que finalice el empleo, lo que fuese posterior. El formulario debe estar disponible para la inspección por parte de funcionarios de gobierno autorizados de los EE.UU. del Departamento de Seguridad Nacional, el Departamento de Trabajo o el Departamento de Justicia.

Las personas autorizadas para trabajar en los Estados Unidos son las siguientes:

  • ciudadanos de los Estados Unidos
  • ciudadanos nacionales sin ciudadanía de los Estados Unidos
  • residentes legales permanentes, y
  • personas con autorización para trabajar en los Estados Unidos

Informe de nuevos empleados y contrataciones

El proveedor de cuidado infantil debe informar la contratación de nuevos empleados o la recontratación de empleados que serán contratados en el Estado de Nueva York dentro de 20 días calendario a partir de la fecha de la contratación. No debe enviar un informe sin el Número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) del empleado.

Esto puede hacerse de la siguiente manera: en línea en www.nynewhire.com, o por correo enviando una copia del  Certificado del Exención de Retenciones del Empleado o Formulario W-4 (Employee’s Withholding Allowance Certificate o Form W-4) o el Certificado de Exención de Retenciones del Empleado o Formulario IT-2014 (Employee’s Withholding Allowance Certificate o Form IT-2104) de los empleados a:

New York State Dept of Taxation and Finance
New Hire Notification
PO Box 15119
Albany NY 12212-5119
O
Enviar el o los formularios anteriores por fax al (518) 320-1080.

El Formulario W-4 se usa como base para el cálculo de la correcta retención del impuesto a las ganancias federales del pago del empleado.

 

Responsabilidades tributarias

Algunos impuestos son pagados por parte del empleador y el empleado, mientras que otros son pagados únicamente por parte del empleador o únicamente por el empleado.

 

Retención tributaria (impuesto a las ganancias)

Aunque la retención tributaria la paga únicamente el empleado, al empleador le corresponde calcular el monto correcto de la retención,  transferir los fondos y realizar los pagos. A continuación, se detallan las instrucciones sobre cómo realizar los pagos.

Existen varias maneras de calcular la retención tributaria a las ganancias (método de encuadramiento de sueldos, método de porcentajes o métodos alternativos). Cada uno requiere el Formulario W-4 del empleado y el uso de tablas en la Publicación 15 (Circular E), Guía de impuestos del empleador.

Seguro Social

Tanto el empleador como el empleado pagan el 6.2% de los sueldos para la Seguridad Social. El límite de la Base Salarial del Seguro Social  (Social Security Wage Base o SSWB), es decir los salarios sujetos a impuestos por un periodo determinado, es de $118,500, los montos superiores a este no necesitan recaudar impuestos de Seguro Social ni del empleador ni del empleado. La información proporcionada en el Formulario W-4 no cambia el monto de los impuestos del Seguro Social.

Impuestos de Medicare

El impuesto de Medicare es del 1.45% para el empleador y el empleado. No existe un límite salarial para los impuestos de Medicare, por lo tanto, todos los impuestos están sujetos a retenciones. La información proporcionada en el Formulario W-4 no cambia el monto de los impuestos del Seguro Social.

Impuesto de FUTA

La Ley de Impuesto de Desempleo Federal (Federal Unemployment Tax Act o FUTA), junto con los sistemas de desempleo estatal, proporciona pagos de compensación de desempleo para los trabajadores que perdieron los empleos. La mayoría de los empleadores pagan un impuesto de desempleo federal y estatal. Los empleados no pagan impuestos federales por desempleo.

El impuesto de FUTA es del 6.2% sobre los primeros $7,000 pagados a cada empleado durante un año calendario luego de restar cualquier pago exento del impuesto de FUTA.

Los sueldos por los servicios de una persona que trabaja para su cónyuge en un comercio o negocio están sujetos a retención del impuesto a las ganancias y seguro social e impuestos de Medicare, pero no a impuestos de FUTA.

El pago de los servicios de un hijo de menos de 21 años que trabaja para sus padres, independientemente de que sea en un comercio o negocio, no está sujeto a FUTA.

Los pagos realizados a un padre empleado por su hijo no están sujetos al impuesto de FUTA, independientemente de los tipos de servicios proporcionados. Primero, el empleador está sujeto al impuesto estatal. Luego, este impuesto se transforma en un crédito en comparación con los impuestos federales.

Nota: Los impuestos de nómina (seguridad social, Medicare, impuesto de desempleo federal e impuesto de desempleo estatal) son gastos comerciales deducibles. Obtenga más información sobre impuestos aquí.

Informe de responsabilidades

Formulario federal 941

La Declaración Tributaria Federal Trimestral del Empleador o Formulario 941 (Employer’s Quarterly Federal Tax Return o Form 941) retención tributaria a las ganancias trimestral, impuesto de seguro social o impuesto de Medicare de los cheques de sueldo del empleado.  El formulario vence en las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero.

Informe los siguientes montos:

  • sueldos que ha pagado el proveedor
  • propinas que los empleados han recibido
  • impuesto federal a las ganancias que retuvo el proveedor
  • la cuota de la seguridad social del empleado y del empleador y los impuestos de Medicare
  • impuestos adicionales de Medicare retenidos de los empleados
  • ajustes a la seguridad social del trimestre actual
  • impuestos de Medicare para fracciones de centavos, pago por enfermedad, propinas y seguro de vida a término colectivo

Formulario federal 940

El plazo para presentar el Formulario 940 para el 2016 es el 31 de enero de 2017.   Sin embargo, si depositó todos los impuestos de FUTA cuando correspondía, puede presentar el Formulario 940 antes del viernes, 10 de febrero de 2017.

Formulario federal 944

El formulario 944 es para los empleadores cuya responsabilidad anual para la seguridad social, Medicare, y los impuestos a las ganancias federales retenidas para el año sean de $1,000 o menos.

Formulario NYS-45

Los empleadores del Estado de Nueva York deben enviar de manera electrónica una retención combinada trimestral, un informe de los sueldos y una devolución de seguro por desempleo (Formulario NYS-45). Presente el NYS-45 en línea. Para más información llame al (888) 899-8810.

W-2

El empleador debe enviar el W-2 a los empleados antes del 31 de enero. El W-2 muestra la cantidad de compensación pagada a los empleados y el monto del impuesto retenido para el año. El Seguro Social utiliza los datos para actualizar el historial de ganancias de toda la vida del empleado y, luego, a partir de este historial de ganancias, calcula los beneficios del empleado. Al empleador se le puede gravar una penalidad por los nombres y los números de Seguro Social del W-2 que no coincidan.

El empleador puede usar el W-2 en línea para completar los formularios W-2 e imprimir las copias apropiadas para distribuirlo a los empleados. Para realizar esto, debe inscribirse en https://secure.ssa.gov/acu/IRESWeb/registration.jsp

 

Realización de pagos de retenciones e impuestos de nómina

Por lo general, se realizan pagos federales a través de transferencias electrónicas de fondos mediante el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (Electronic Federal Tax Payment System o EFTPS). Para obtener más información visite EFTPS

Existen dos situaciones en las que el proveedor podría contratar a alguien para ayudarlo a cuidar niños y la persona sería considerada como un contratista independiente.

  1. La primera situación trata de un trabajador independiente en el negocio de brindar cuidado alternativo para proveedores de cuidado infantil. Esa persona debe tener una denominación comercial registrada con el estado y el propio número de identificación del contribuyente (Taxpayer Identification Number o TIN). Cada año, debe trabajar para más de un proveedor de guardería y usar su propio contrato.
  2. La segunda situación trata de cuando un proveedor contrata a un sustituto a través de una agencia de empleo y le paga a la agencia en lugar del sustituto. Esto podría llegar a ser bastante costoso para el propietario de la empresa, quien podría finalmente tener costos relacionados con los empleados: p. ej., impuestos atrasados y cualquier penalidad aplicable para los impuestos a la ganancia estatales y federales.

Para obtener más información, revise estos recursos y enlaces:

http://tomcopelandblog.com/are-your-helpers-employees-or-independent-contractors
https://www.irs.gov/publications/p15a/
https://www.irs.gov/taxtopics/tc762.html
http://www.wcb.ny.gov/content/main/Employers/Coverage_wc/emp_empDefinition.jsp
http://www.ncsl.org/research/labor-and-employment/employee-misclassification-resources.aspx

Cuando el empleador adquiere el seguro de indemnización laboral compra las siguientes protecciones:

  • servicios médicos necesarios para tratar la lesión o la enfermedad laboral;
  • pagos temporarios por discapacidad para el empleado con el fin de ayudar a reemplazar los pagos perdidos;
  • pagos permanentes por discapacidad al empleado para compensar los efectos permanentes de la lesión;
  • un beneficio por muerte para los sobrevivientes del empleado en caso de una lesión mortal;
  • representación legal para el empleador por parte de la compañía de seguro; y
  • protección para el empleador contra la mayoría de las acciones legales por lesiones o enfermedades en el lugar de trabajo.

El empleador debe pagar los costos de la cobertura del seguro debido a que es ilegal solicitarles a los empleados pagar algún costo asociado con las primas o lesiones de indemnización laboral.

Los familiares que proporcionen servicios pagos o no pagos a una empresa con fines de lucro se consideran como empleados para fines de la cobertura de indemnización laboral.

La Junta de Indemnización Laboral del Estado de Nueva York tiene la autoridad legal de solicitarle a los empleadores que brinden cobertura y pueden penalizar a quienes no lo hagan. Asimismo, la Oficina de Servicios para Niños y Familias del Estado de Nueva York (NYS OCFS) requiere que los proveedores de guarderías obtengan la indemnización laboral antes de poner a trabajar a los empleados y envíen los documentos que verifican esta cobertura. Obtenga más información sobre las reglamentaciones aquí.

Si el empleador no proporciona cobertura de indemnización laboral incurre en un crimen, punible con multas y/o procesamiento penal. Se puede emitir un pedido de suspensión laboral. A eso hay que sumarle el costo legal de una defensa y, posiblemente, la pérdida de un juicio civil por la lesión de un empleado; además del costo del seguro de indemnización laboral, que es bastante razonable.

La Ley de Beneficios por Discapacidad del Estado de Nueva York forma parte de la Ley de Indemnización Laboral del Estado de Nueva York. Si el proveedor contrata a uno o más empleados durante 30 días en cualquier año calendario, entonces, debe obtener el seguro de beneficio por discapacidad.

Cómo obtener la cobertura

El proveedor de cuidado infantil puede obtener cobertura a través de:

Workers’ Compensation
State Insurance Fund (una empresa de seguro público del Estado de Nueva York)
NYS Insurance Fund
http://ww3.nysif.com/
1-888-875-5790

El proveedor también puede encontrar cobertura a través de más de 200 compañías de seguro privadas autorizadas por el Departamento de Seguro del Estado de Nueva York para brindarles a los empleadores un seguro de indemnización laboral.  Si corresponde, el proveedor puede verificar en The Real Yellow Pages (yp.com), contactar al intermediario, portador o agente de seguro, consultar a la asociación comercial o realizar una investigación para encontrar la cobertura de seguro más adecuada para la compañía.

Disability Insurance
NYS Insurance Fund (Fondo de Seguro del Estado de Nueva York)
http://ww3.nysif.com/
1-888-875-5790

Las primas de seguro de indemnización laboral y por discapacidad son gastos comerciales deducibles de impuestos. Para obtener más información sobre impuestos busque aquí.

Los empleadores deben publicar una Notificación de Cumplimiento del Formulario – Ley por Indemnización Laboral o C-105 (Form Notice of Compliance – Workers’ Compensation Law C-105).

Recursos y enlaces:

http://www.wcb.ny.gov/content/main/Employers/employerResponsibilities.jsp
http://www.wcb.ny.gov/content/main/Employers/EmployerHandbook.pdf

Existen bastantes compañías de seguro, por lo tanto, seleccionar una puede ser un desafío. A continuación, se detallan los puntos principales a tener en cuenta cuando seleccione una compañía de seguro que sea la mejor para el negocio:

Licencia

No todas las compañías tienen licencia para operar en cada estado. Como regla general, el proveedor debe comprar de una compañía con licencia en su estado. De esta manera, si surge algún problema, puede contactar al departamento de seguros de su estado para obtener ayuda. Para saber qué compañías tienen licencia en su estado, póngase en contacto con el departamento de seguro del estado.

Precio

Muchas compañías venden pólizas de seguro y los precios varían bastante entre sí, por lo tanto, realmente vale la pena comparar precios. Se recomienda que el proveedor obtenga al menos tres cotizaciones de compañías, agentes e Internet. Es posible que el departamento de seguro de su estado publique una guía que muestre cuánto cobran las aseguradoras por las diferentes pólizas en varias partes del estado.

Solidez financiera

El proveedor debe comprar un seguro para tener protección financiera y tranquilidad. Además, debe seleccionar una empresa que tenga un historial de ser sólida financieramente. Puede conocer más acerca de la compañía utilizando evaluaciones de una agencia de calificación independiente.

Servicio

Una compañía de seguro y sus representantes deben responder las preguntas y manejar los reclamos de manera justa, eficaz y rápida. Para hacerse una idea de si este es el caso, el proveedor puede hablar con otros clientes que hayan utilizado una compañía o agente en particular. Además, consultar la base de datos nacional de reclamos para consultar  qué en caso de que existan quejas sobre una compañía. Asimismo, el departamento de seguro del estado podrá informarle si la compañía de seguros tuvo muchas quejas de los consumidores sobre los servicios relacionados con la cantidad de pólizas vendidas.

Comodidad

El proveedor de cuidado infantil debe sentirse cómodo con la compra de su seguro, independientemente de que lo compre de un agente local, directamente de la compañía por teléfono o a través de Internet. Asegúrese de que el agente o la compañía sean fáciles de contactar en caso de que tenga una pregunta o necesite presentar un reclamo.

Las tasas de pérdida de indemnización laboral de Nueva York varían por códigos de clase de industria y estándares de suscripción de la compañía de seguros. Cada compañía de seguro debe utilizar estas tasas manuales para desarrollar la prima.

A partir del 10 de octubre de 2016, la tasa de pérdida para el código de clase 8869, EMPLEADOS PROFESIONALES Y ADMINISTRATIVOS, PROVEEDORES DE CENTROS DE CUIDADO INFANTIL fue de $0.96 por empleado por día. Tenga en cuenta que esto no necesariamente es la tasa de la prima.

Recursos y enlaces:

http://www.nycirb.org/
http://www.dfs.ny.gov/insurance/dfs_insurance.htm
http://ww3.nysif.com/
https://www.wcrb.org/WCRB/classcode/code_detail.asp?code=8869

Cualquier persona contratada por un proveedor de cuidado infantil debe ser tratado como un empleado, ya sea que la persona sea o no un miembro de su familia. Como empleador, el proveedor debe pagar impuestos federales por desempleo incluso si el familiar es su propio hijo de 18 años o más y gana menos de $600 por año. El empleador es responsable de retener el impuesto a las ganancias, pagar el impuesto del seguro social, el impuesto de Medicare y el impuesto de seguro por desempleo. Para obtener más información, consulte Responsabilidades como empleador.

Si el proveedor contrata a su propio hijo, que tiene menos de 18 años, no necesita pagar impuestos de Seguro Social o Medicare, impuestos estatal o federal y el joven puede ganar hasta $5,700. Contratar a un familiar puede ofrecer beneficios únicos en los que el proveedor puede deducir los sueldos que paga y probablemente el hijo no deberá pagar ningún impuesto.

Los familiares en el Estado de Nueva York que proporcionen servicios pagos o no pagos a una empresa con fines de lucro se consideran como empleados para los fines de la cobertura de indemnización laboral.

Recursos y enlaces:

http://tomcopelandblog.com/to-hire-a-relative-or-not
http://www.wcb.ny.gov/content/main/Employers/EmployerHandbook.pdf
http://www.irsvideos.gov/SmallBusinessTaxpayer/Employers/EmployingFamilyMembers

Para obtener información adicional sobre la contratación de familiares, consulte la Publicación 15 (2015), (Circular E), Guía de impuestos del empleador y la Publicación 15-A (2015), Guía de impuestos complementarios del empleador.

Por lo tanto, como propietario de una empresa familiar de cuidado infantil, es poco probable que deba proporcionar seguro de salud a sus empleados. De acuerdo con el sitio federal healthcare.gov: “si tiene de 1 a 50 empleados a tiempo completo (full time equivalent o FTE), puede elegir ofrecer seguro a través del Mercado del Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas (SHOP Marketplace) o cualquier otra fuente. Pero no tiene la obligación de hacerlo y no deberá pagar multas si no lo hace”.

En caso de que un proveedor elija proporcionar seguro de salud, healthcare.gov manifiesta que es posible que califique para el Crédito Fiscal de Atención Médica para Pequeñas Empresas (Small Business Health Care Tax Credit).

No es necesario que el proveedor le ofrezca cobertura a los empleados de medio tiempo (aquellos que trabajan menos de 30 horas por semana) o a los empleados en relación de dependencia para calificar por un crédito fiscal.

Como empleador, el proveedor deberá respetar una variedad de leyes estatales y federales que regulan la relación con sus empleados. Es importante que el proveedor se familiarice con estas debido a que el incumplimiento de éstas puede conllevar penalidades y/o cargos penales.

La Oficina de Servicios para Niños y Familias del Estado de Nueva York (New York Office of Children and Family Services) en el Manual para Proveedores de Atención Diaria Familiar presenta una idea útil; que sugiere “revisar las leyes federales y estatales de empleo cada vez que incorpore nuevos empleados”.

http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/workplace-employment-laws-employer-29957.html

El sueldo mínimo varía de estado a estado, y aún entre gobiernos locales. Los trabajadores tienen derecho a lo que sea más elevado: el sueldo mínimo federal, estatal o local. La tasa del sueldo mínimo del estado es, por lo general, aplicable a todos los empleados que no reciben propinas y que trabajan en el Estado de Nueva York.

El proveedor puede visitar el Mapa de sueldos mínimos del Departamento de Trabajo de los EE.UU. (U.S. Department of Labor Minimum Wage Map) para conocer más sobre la tasa de sueldo mínimo del Estado de Nueva York.

La Ley Laboral del Estado de Nueva York exige que los empleadores publiquen las disposiciones de la Ley de Sueldo Mínimo (Minimum Wage Act); el afiche se encuentra aquí.

Recursos y enlaces:

http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/new-york-wage-hour-laws-35503.html
http://labor.ny.gov/workerprotection/laborstandards/faq.shtm
http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/fair-pay